Microsoft Office 2016 telah meningkatkan fitur kolaborasi mereka sehingga banyak penulis dapat mengerjakan dokumen secara real time. Anda bisa berbagi dokumen di OneDrive dan melihat siapa yang mengerjakannya, dan bahkan mendapatkan tautan untuk mengirim orang lain agar mudah mengakses dokumen tersebut.
Kami akan menggunakan Word dalam artikel ini untuk menggambarkan cara berkolaborasi dalam dokumen; namun, fitur kolaborasi waktu nyata ini juga tersedia dalam Excel dan PowerPoint.
Untuk memulai, buka dokumen yang ingin Anda bagikan dan klik tombol “Bagikan” pada bilah pita di sudut kanan atas jendela Word.
CATATAN: Sebelum menyiapkan dokumen Anda untuk dibagikan, Anda perlu memastikan Anda memiliki folder bersama di akun OneDrive Anda. Atau, Anda dapat menggunakan folder “Publik” yang ada di akun Anda secara default.
Panel “Bagikan” ditampilkan. Untuk menyimpan dokumen ke folder yang Anda bagikan di akun OneDrive Anda, klik “Simpan ke Cloud”.
Di layar belakang “Save As”, pilih lokasi bersama tempat Anda ingin menyimpan dokumen Anda, atau klik tombol “Browse” untuk memilih lokasi di akun OneDrive Anda yang tidak ada dalam daftar terbaru.
Jika perlu, navigasikan ke folder bersama pada kotak dialog “Simpan Sebagai”. Jika Anda ingin mengubah nama file, masukkan nama baru di kotak edit “Nama file”. Klik “Simpan”.
Anda dikembalikan ke dokumen dan panel “Bagikan” menghubungkan dan memungkinkan Anda untuk mengundang orang untuk melihat atau mengedit file atau hanya melihatnya. Untuk mengundang seseorang untuk berkolaborasi pada dokumen, masukkan alamat email pengguna itu ke dalam kotak edit “Undang orang”. Pilih apakah mereka “Dapat mengedit” atau “Dapat melihat” dari daftar drop-down. Jika Anda ingin mengirim pesan khusus, masukkan di kotak “Sertakan pesan”. Untuk berbagi dokumen, klik “Bagikan”.
Pengguna ditambahkan ke daftar orang yang telah Anda bagikan dokumen.
Anda juga dapat menentukan apakah akan “Selalu” atau “Tidak Pernah” membagikan perubahan secara otomatis atau ditanya (“Tanya saya”) setiap kali perubahan dilakukan dengan memilih opsi dari daftar drop-down “Bagikan perubahan secara otomatis”.
Pengguna yang Anda bagikan dokumen menerima email yang mirip dengan gambar berikut. Mereka mengklik “Lihat di OneDrive” untuk mengakses dokumen.
CATATAN: Anda dapat dengan mudah mendapatkan tautan ke dokumen bersama sehingga Anda dapat mengirim email kepada pengguna dengan mengklik “Dapatkan tautan berbagi” di bagian bawah panel “Bagikan”.
Dua tombol ditampilkan pada panel “Bagikan”. Jika Anda ingin mengirim tautan yang memungkinkan pengguna melihat dan mengedit dokumen, klik tombol “Buat tautan edit”. Untuk mengirim tautan yang hanya memungkinkan pengguna melihat dokumen, dan tidak mengeditnya, klik tombol “Buat tautan hanya lihat”.
Kotak “Edit tautan” menampilkan berisi URL untuk mengakses dokumen dengan izin yang sesuai. Klik tombol “Salin” di sebelah kanan kotak untuk menyalin URL sehingga Anda dapat membagikan tautan di email, misalnya.
Mengklik tautan yang diterima pengguna dalam email membuka dokumen dalam versi online dari aplikasi Office 2016 yang sesuai.
Ketika pengguna mulai mengedit dokumen, sebuah sembulan akan menampilkan yang memberitahu Anda bahwa “Tamu sedang mengedit dokumen ini”.
Perubahan yang dilakukan oleh orang lain ditampilkan sebagai teks yang disorot dalam instance Anda dari dokumen.
Jika Anda mengizinkan pengguna untuk mengedit dokumen, dan kemudian berubah pikiran, Anda dapat dengan mudah mengubah izin untuk pengguna itu. Klik kanan pada nama pengguna dalam daftar dan pilih “Ubah izin untuk: Dapat melihat”. Anda juga dapat pergi ke arah lain, memberikan izin pengguna untuk mengedit dokumen setelah hanya mengizinkan mereka untuk melihatnya.
Jika Anda selesai membagikan dokumen dengan pengguna, Anda dapat berhenti mengizinkan pengguna untuk melihat atau mengedit dokumen. Klik kanan pada nama pengguna dalam daftar dan pilih “Hapus Pengguna” dari menu sembulan.
Untuk menutup panel “Bagikan”, klik “X” di sudut kanan atas panel.
Baik Anda sedang mengerjakan proyek besar atau kecil, fitur kolaborasi baru ini di Office 2016 dengan pengeditan waktu nyata dan integrasi cloud dengan OneDrive sangat kuat.
