Jika Anda khawatir tentang melindungi email di Outlook dari mencongkel mata, terutama jika Anda berbagi komputer dengan orang lain, Anda dapat melindungi email di setiap akun Outlook, serta item kalender, tugas, dll. Dengan mengatur kata sandi pada setiap file data Outlook (.pst).
TERKAIT: Cara Membuat Akun Pengguna Lokal Baru di Windows 10
Ada beberapa hal yang harus Anda ketahui tentang melindungi email Anda di Outlook. Pertama, Anda tidak dapat mengatur kata sandi login untuk masuk ke Outlook itu sendiri. Kata sandi yang akan kami tunjukkan kepada Anda cara mengatur adalah untuk satu akun, atau file data, di Outlook. Siapa pun yang mendapatkan akses ke komputer Anda dapat membuka dan menggunakan Outlook; mereka tidak akan dapat mengakses akun email apa pun yang Anda gunakan kata sandi. Namun, ini tidak menjamin keamanan data Anda dari penjahat sejati. Menggunakan akun yang dilindungi kata sandi di Windows akan menambah lapisan keamanan lain jika Anda berbagi komputer dengan orang lain.
Juga, ketika Anda menetapkan kata sandi untuk file data Outlook, itu berlaku untuk seluruh akun, atau file data. Anda tidak dapat melindungi folder individual di dalam akun dengan kata sandi.
Untuk mengatur kata sandi pada akun di Outlook, klik kanan pada nama akun di panel kiri dan pilih “Data File Properties” dari menu sembulan.
Kotak dialog Properti Pribadi ditampilkan. Pada tab General, klik “Advanced”.
Pada kotak dialog File Data Outlook, klik “Ubah Kata Sandi”.
TERKAIT: Cara Membuat Kata Sandi yang Kuat (dan Ingat Itu)
Jika sebelumnya Anda telah menetapkan kata sandi untuk file data Outlook yang dipilih, masukkan kata sandi itu di kotak edit “Kata sandi lama”. Dalam contoh ini, kami menetapkan kata sandi untuk file data ini untuk pertama kalinya, jadi kami memasukkan kata sandi baru di kotak edit “Kata sandi baru” dan lagi di kotak edit “Kata sandi sandi”. Pastikan Anda menggunakan kata sandi yang kuat untuk mengamankan file data Outlook dengan benar.
Jika Anda tidak ingin memasukkan kata sandi setiap kali, pilih kotak centang “Simpan kata sandi ini di daftar kata sandi Anda” sehingga ada tanda centang di dalam kotak. Namun, jika Anda berbagi komputer dengan orang lain, ini tidak dianjurkan. Jika Anda tidak membagikan komputer Anda dan memiliki akun pengguna Windows yang dilindungi kata sandi, Anda dapat mengaktifkan opsi ini untuk menghindari memasukkan kata sandi setiap kali Anda membuka Outlook. Ini mungkin tampak seperti mengalahkan tujuan pemberian kata sandi ke file data Outlook Anda, tetapi jika Anda mencadangkan file .pst ke drive eksternal atau ke layanan cloud, file tersebut dilindungi dari seseorang yang mengaksesnya dan mencoba membukanya di Outlook.
Klik “OK” ketika Anda selesai. Kemudian klik “OK” pada kotak dialog File Data Outlook untuk menutupnya, dan klik “OK” untuk menutup kotak dialog Properti Pribadi setelah itu.
Lain kali Anda membuka Outlook, Outlook Data File Password menampilkan meminta Anda untuk memasukkan kata sandi sebelum Anda dapat mengakses akun Anda.
Jika Anda memutuskan tidak ingin memasukkan kata sandi untuk akun Anda setiap kali Anda membuka Outlook, atau Anda hanya ingin mengubah kata sandi, akses kotak dialog Ubah Kata Sandi menggunakan langkah-langkah yang kami jelaskan di atas. Masukkan kata sandi Anda saat ini di kotak edit “Kata sandi lama”. Untuk menghapus kata sandi, biarkan kotak edit “Kata sandi baru” dan “Verifikasi kata sandi” kosong. Untuk mengubah kata sandi, masukkan kata sandi baru di kedua kotak edit itu.
Menerapkan kata sandi ke file data Outlook Anda juga membantu melindunginya saat Anda mengarsipkan dan mencadangkan file data, menyimpannya di media eksternal atau di cloud.
