Microsoft Word dan Outlook telah lama menampilkan kemampuan untuk melihat statistik “keterbacaan” untuk apa yang Anda tulis, sehingga Anda tahu seberapa sederhana atau rumit tulisan Anda. Ini dapat membantu memastikan tulisan Anda cukup mudah dibaca oleh audiens yang dituju.
Di versi Word yang lebih lama, fitur itu hanya dengan sekali klik pada bilah status Anda. Di versi yang dimulai dengan 2013, Anda harus mengaktifkan fitur terlebih dahulu, lalu mengaksesnya dengan menjalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa.
Memeriksa ejaan dan tata bahasa di Word dan Outlook terjadi di Panel Pemeriksaan, dan menawarkan cara pemeriksaan dokumen yang cukup solid. Ada beberapa add-in pemeriksaan tata bahasa yang lebih baik untuk Office di luar sana, tetapi bahkan jika Anda mengaktifkannya, Anda masih harus mengaktifkan pemeriksaan tata bahasa bawaan untuk dapat menggunakan statistik keterbacaan. Apakah itu layak, itu terserah Anda. Dan jika Anda tidak keberatan melakukan pemeriksaan tata bahasa aktif, tetapi hanya memilih untuk tidak terganggu oleh garis bawah yang berlekuk-lekuk saat Anda bekerja, Anda selalu dapat mematikan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa saat Anda mengetik.
Cara Menggunakan Panel Proofing di Word
Cara Mematikan Pemeriksaan Ejaan saat Anda Mengetik di Microsoft Office
Cara Mengaktifkan Statistik Keterbacaan
Untuk mengakses statistik keterbacaan di Word, pertama-tama Anda harus mengaktifkan fitur ini. Di Word, klik tab File dan kemudian klik Opsi. Di jendela Opsi, pilih tab Pemeriksaan. Aktifkan kotak centang “Periksa tata bahasa dengan ejaan” dan “Tampilkan statistik keterbacaan”. Klik OK ketika Anda selesai.
Prosesnya serupa di Outlook. Klik tab File dan kemudian klik Opsi. Di jendela Opsi, pilih tab Surat lalu klik tombol “Ejaan dan Perbaiki Otomatis”.
Di jendela Opsi Editor, pilih tab Pemeriksaan. Aktifkan kotak centang “Periksa tata bahasa dengan ejaan” dan “Tampilkan statistik keterbacaan” lalu klik OK.
Perhatikan bahwa di Word dan Outlook, Anda bisa membatalkan pilihan untuk memeriksa kesalahan pengejaan dan tata bahasa saat Anda mengetik jika Anda merasa hal itu mengganggu.
Cara Melihat Statistik Keterbacaan
Sekarang setelah Anda mengaktifkan statistik pembacaan, memeriksa skor keterbacaan dokumen atau pilihan teks menjadi mudah. Yang harus Anda lakukan adalah menjalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa. Anda dapat memilih teks tertentu untuk diperiksa, atau memastikan tidak ada yang dipilih untuk memeriksa seluruh dokumen. Lakukan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dengan menekan F7 atau dengan mengklik tombol Pemeriksaan di bilah status di bagian bawah jendela.
Jalankan melalui pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dan, ketika Anda selesai, jendela Statistik Keterbacaan akan muncul.
Jendela menunjukkan kepada Anda beberapa statistik dasar seperti jumlah kata dan karakter, bersama dengan beberapa rata-rata seperti kalimat per paragraf. Di bagian Keterbacaan, Anda akan melihat dua skor: Kemudahan Membaca Flesch dan Tingkat Kelas Flesch-Kincaid. Kedua skor didasarkan pada formula yang memperhitungkan rata-rata panjang kalimat (ASL) dan suku kata rata-rata per kata (ASW).
- Kemudahan Membaca Flesch. Skor ini menilai tingkat keterbacaan teks Anda pada skala 100 poin, dengan skor yang lebih tinggi lebih mudah dibaca. Skor dari 0-60 biasanya dianggap sebagai tingkat pascasarjana perguruan tinggi atau perguruan tinggi dan cukup sulit untuk dibaca. Skor 60-80 dianggap cukup mudah dibaca dan ditulis dalam bahasa Inggris. Sebagian besar dokumen profesional termasuk dalam kisaran ini. Skor yang lebih tinggi dari 80 dianggap mudah dibaca untuk anak-anak.
- Level Kelas Flesch-Kincaid. Skor ini menilai tingkat keterbacaan teks berdasarkan tingkat kelas sekolah A.S. Skor 4.0, misalnya, berarti tulisan yang dapat dipahami oleh siswa kelas empat. Sebagian besar dokumen profesional berada di kisaran 7.0-11.0.
Dan jika Anda suka mengetahui matematika di balik berbagai hal, rumus yang digunakan untuk menentukan skor Flesch Reading Ease adalah:
206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)
Rumus yang digunakan dalam menentukan skor Tingkat Level Flesch-Kincaid adalah:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59
Dan itu dia! Ini adalah fitur sederhana untuk mengaktifkan dan menggunakan dan, meskipun Anda mungkin tidak ingin mendasarkan semua yang Anda tulis pada skor keterbacaan, mereka masih bisa menjadi alat yang berguna untuk memastikan Anda memukul audiens yang tepat dengan tulisan Anda.
